会計仙人虎の巻

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電磁的記録で提供したインボイスを電磁的記録のまま保存する場合の保存方法

【保存に必要な措置】

①タイムスタンプや変更履歴等の改ざん防止
　策を講じておく

②システム概要書の備付けを行う

③電子計算機、プログラム、ディスプレイ
　及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を
　備え付け速やかに出力できる
　ようにする

④検索機能を確保しておく
電磁的記録で提供した適格請求書(インボイス)を、電磁的記録のまま保存する場合は、上記の①～④の措置を行うことが求められます。
①の改ざん防止策については、下記の4つの方法から選択することができます。
改ざん防止策 具体的方法

タイムスタンプを付した電磁的記録を提供する方法
適格請求書に係る電磁的記録にタイムスタンプを付し、その電磁的記録を提供する

電磁的記録の提供後タイムスタンプを付す方法
下記いずれかの方法でタイム
　スタンプを付す

・提供後、速やかにタイム
　スタンプを付す

・提供からタイムスタンプ
　を付すまでの各事務の処理
　
　に関する規程を定め、規定
　に則ってタイムスタンプ
　を
　付す

訂正削除制限・履歴のあるシステムを使用する方法して適格請求書を保存する
下記いずれかの電子計算機処理システムを使用

・訂正又は削除ができない
　システム

・訂正又は削除の履歴が
　残るシステム

訂正削除ができない事務処理の規程を定める方法
正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行う
②のシステム概要書の備付けについては、適格請求書に係る電磁的記録の保存等に併せて、そのシステムに関する概要書の備え付けを行わなければならないというものです。
③の③電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書の備え付けについては、適格請求書に係る電磁的記録の保存等をする場所に、それらを備え付けることで、書面や画面で速やかに適格請求書を出力できるようにしておかなければならないというものです。
そして最後の、④検索機能を確保しておく方法は、3つの要件を備えていることが必要です。
【検索機能の要件】

①下記を検索条件として設定できる
・取引年月日その他の日付
・取引金額
・取引先を


②下記について範囲指定条件を設定すること
　ができる
・日付
・金額


③二以上の任意の記録項目を組み合わせて
　条件を設定できる

※国税に関する法律の規定による電磁的記録
　の提示又は提出の要求に応じることがで
　きるようにしているときは、
　②③は不要

※下記の場合は、検索機能の全てが不要

・基準期間における売上高が5,000万円以下
　の事業者、かつ、電磁的記録の提示又は
　提出の要求に応じることができる
　ように
　している場合

・国税に関する法律の規定による電磁的記録
　の出力書面の提示又は提出の要求に応じる
　ことができるようにしている
【参考文献】
国税庁HPインボイス制度に関するQ&A問81・問82・問83
次のページでは、電磁的記録で提供されたインボイスの保存方法について具体的にご紹介します。
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