会計仙人虎の巻

シェアする

出張旅費を仮払した場合の
会計処理

海外出張など、多額の旅費が発生する場合、従業員立替ではなく、仮払金を従業員に渡して対応することがあります。

このような場合、仮払金を渡したタイミングと、出張精算のタイミングで下記のような会計処理を行います。
【出張旅費を仮払した場合の会計処理】
タイミング 会計処理

仮払時
現金をマイナスし、仮払金を資産計上する。

≪仕訳イメージ≫
(仮払金)XXX　(現金預金)XXX

精算時
仮払金をマイナスし、清算内容に基づき仕訳計上

≪仕訳イメージ≫
(旅費交通費)XXX　
　　　　　　　(仮払金)XXX
(交際費)XXX
(現金預金)XXX
出張旅費を仮払したタイミングでは、現金預金をマイナスし、相手勘定で、仮払金を資産計上します。

出張後においては、出張旅費精算の内容に基づき、仮払金を適切な費用科目に振替えます。

仮払金と実際の出張旅費い差額があり、仮払金が不足している場合は、追加の支払が発生し、仮払金の残金がある場合は払い戻しを受けます。
【参考文献】
仰星監査法人(2023)『勘定科目別仕訳処理ハンドブック/Ⅰ流動資産-現金5⃣仮払金を清算し、残金が戻った』株式会社清文社
下記では、仮払による出張旅費の仕訳について、具体例を使用してご紹介します。
前提条件
A社従業員Xの北海道への長期出張に伴い、X1年4月1日に仮払金600千円をXに支払った。X1年4月30日に出張から戻り、下記のような旅費精算のレポートを受けている。
・交通費50千円
・宿泊費用350千円
・日当150千円
・お客様との会食代30千円
・清算による返金額20千円
【A社の会計処理】
① X1年4月1日(仮払金支払時)
借方 貸方
仮払金　600千円※1 現金預金　600千円※1
※1Xに対する仮払金額
現金預金をマイナスし、仮払金を資産計上します。
② X1年4月30日(旅費清算時)
借方 貸方
旅費交通費　50千円※2
旅費交通費　350千円※3
旅費交通費　150千円※4
交際費　30千円※5
現金預金　20千円※6 		仮払金　600千円※1
※1Xに対する仮払金額
※2交通費50千円
※3宿泊費用350千円
※4日当150千円
※5会食代30千円
※6現金返金額20千円
資産計上していた仮払金をマイナスし、出張精算の内容に基づく費用に振替えます。現金残高については、現金預金として資産計上します。
次のページでは、仮払金の貸借対照表上の表示について具体的にご紹介します。
次ページ　仮払金の貸借対照表上の表示
前ページ　仮払金とは