インボイス制度における交付したインボイスの保存義務
【交付したインボイスの保存義務】
発行したインボイスの写しを約7年間保存することが必要
※電子データで発行したインボイスは、
電子データのまま保存
※電子データ保存の場合は、『ファイル名
記載方法』『索引簿作成方法』『請求管理
システムを用いた方法』
いずれかのルール
を満たした保存対応が必要
発行したインボイスの写しを約7年間保存することが必要
※電子データで発行したインボイスは、
電子データのまま保存
※電子データ保存の場合は、『ファイル名
記載方法』『索引簿作成方法』『請求管理
システムを用いた方法』
いずれかのルール
を満たした保存対応が必要
インボイス制度では、交付したインボイス(適格請求書等)の写しの保存が義務化され、約7年間その写しを保存しなければなりません。
保存の際には、紙で発行したインボイスについては、紙の写しで保存することができますが、PDF等の電子データで発行したインボイスは、その電子データのまま保存しなければなりません。
さらに、電子データで保存する場合は、その保存方法に詳細なルールが設けられており、そのルールの基準を満たした保存方法でなければなりません。
電子データの保存の方法は、下記の『ファイル名記載方法』『索引簿作成方法』『請求管理システムを用いた方法』の3つから選択することができます。
保存の際には、紙で発行したインボイスについては、紙の写しで保存することができますが、PDF等の電子データで発行したインボイスは、その電子データのまま保存しなければなりません。
さらに、電子データで保存する場合は、その保存方法に詳細なルールが設けられており、そのルールの基準を満たした保存方法でなければなりません。
電子データの保存の方法は、下記の『ファイル名記載方法』『索引簿作成方法』『請求管理システムを用いた方法』の3つから選択することができます。
| 保存方法 | ルール |
|---|---|
|
ファイル名記載方法 |
インボイスのファイル名に「日付 / 取引先名 / 金額」を入力してフォルダ等に格納 例)20241010_ ◯◯株式会社_1,600円 |
|
索引簿作成方法 |
■ステップ1 インボイスのファイル名に連番を付した上でフォルダ等に格納 ■ステップ2 エクセル等で「連番 / 日付 / 取引先名 / 金額」を入力した索引簿を作成 |
|
請求管理システムを用いた方法 |
下記のいずれかを満たしたシステムに保存 ・訂正‧削除が不可又は 履歴が残る ・タイムスタンプの 付与が可能 |
次のページでは、電磁的記録で提供したインボイスの保存方法について具体的にご紹介します。
